Tietosuojakäytäntö – The Torby Hotel
Voimaantulopäivä: 1.7.2024
Sitoudume suojaamaan hotellin asiakkaiden ja verkkosivustomme käyttäjien yksityisyyttä. Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, miten Fiskars Oyj Abp (”me” tai ”Fiskars”) käsittelee henkilötietojasi. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan tässä tietosuojakäytännössä meitä.
Meistä on tärkeää, että tiedät, mitä henkilötietoja keräämme ja miten voit vaikuttaa henkilötietojesi keräämiseen ja käyttöön. Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, mihin tarkoituksiin keräämme ja käytämme henkilötietoja sekä miten olemme varmistaneet, että sinulla on riittävät mahdollisuudet valvoa omia henkilötietojasi.
Tämä tietosuojakäytäntö on hyvä lukea huolellisesti, sillä siinä on tärkeää tietoa kerättävistä henkilötiedoista.
Jos sinulla on kysyttävää, pyyntöjä tai huolenaiheita, voit ottaa meihin yhteyttä: privacy@fiskars.com
1. Mitä tietoja käytämme?
Voimme kerätä seuraavia tietoja:
Verkkosivustomme tai interaktiivisten palveluidemme käytön yhteydessä mahdollisesti kerättävät tiedot:
2. Miten käytämme henkilötietojasi?
Keräämme henkilötietojasi, jotta voimme tarjota sinulle palveluita parhaalla mahdollisella tavalla. Haluamme myös luoda vaivattoman vierailukokemuksen sekä tehostaa verkkosivustomme ja palveluidemme toimintaa ja ylläpitoa.
Voimme käsitellä henkilötietojasi seuraavia tarkoituksia varten:
I. Varausten käsittely sekä sisään- ja uloskirjautuminen
Käsittelemme henkilötietojasi, kun varaat hotellihuoneen verkkosivumme tai kolmannen osapuolen varauspalvelun kautta tai ottamalla meihin yhteyttä. Henkilötietojasi tarvitaan varauksesi käsittelemiseksi ja vahvistamiseksi ja jotta voimme lähettää sinulle tarpeellista viestintää varaustasi koskien (kuten varausvahvistus) sekä huomioidaksemme mahdolliset erityistoiveet ja veloittaaksemme varauksesi (mikäli maksat varauksen jo varausvaiheessa).
Henkilötietojasi käsitellään myös sisään- ja uloskirjautumisen yhteydessä, varauksesi hallinnoimiseksi, avainten luovuttamiseksi, matkustajailmoituksen keräämiseksi ja varauksesi veloittamiseksi (mikäli maksat varauksesi paikan päällä).
Kun varaat kokoustilan, käsittelemme tietojasi hallinnoidaksemme ja veloittaaksemme varauksesi.
II. Asiakaspalvelu
Asiakaspalvelumme voi käsitellä henkilötietojasi ottaessasi yhteyttä meihin. Puhelut asiakaspalveluun voidaan tallentaa, mistä ilmoitetaan etukäteen. Voimme yhdistää asiakaspalvelumme keräämät henkilötiedot muihin henkilötietoihin, esimerkiksi varaushistoriaan. Näin voimme tarjota mahdollisimman tehokasta ja henkilökohtaista palvelua.
Joissain tapauksissa asiakaspalvelun täytyy todentaa henkilöllisyytesi, ja sitä varten meidän on mahdollisesti pyydettävä virallista henkilötodistustasi.
III. Suoramarkkinointi
Voimme lähettää sinulle suoramarkkinointia esimerkiksi sähköpostitse tai tekstiviestinä tai näyttää sinulle digitaalista mainontaa, jos olet antanut siihen suostumuksesi tai meillä on muu laillinen käsittelyperuste markkinoinnin lähettämiseksi. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi, jotta voimme optimoida verkkosivustomme ja tuotesuosituksemme paremmin mieltymyksiäsi vastaaviksi. Voimme myös arvioida markkinointiviestintämme tehokkuutta (esimerkiksi sen perusteella, oletko avannut lähettämiämme sähköpostiviestejä ja napsauttanut niissä olevia linkkejä).
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena voi olla tuotteitamme ja palveluitamme koskevien tietojen antaminen, uusien tuotteiden tai palveluiden lanseerauksesta tai saatavilla olevista eduista ilmoittaminen tai markkinatutkimusten tekeminen. Edellytyksenä on tällöin, että olemme ensin saaneet suostumuksen, mikäli suostumus vaaditaan kyseiseen viestintään. Tällainen markkinointi voi tapahtua seuraavin tavoin:
IV. Tapahtumat, kampanjat, arvonnat ja kilpailut
Voimme järjetsää arvontoja ja kilpailuja. Jos osallistut kilpailuun tai arvontaan, antamiasi tietoja käsitellään kilpailun tai arvonnan järjestämistä ja hallinnointia varten sekä kanssasi viestimistä varten, jos olet voittaja.
Voimme käyttää tietojasi myös tapahtumien ja kampanjoiden järjestämisessä tunnistaaksemme sinut, varmistaaksemme osallistumisesi ja myös jälkikäteen, mikäli meidän on tarve olla sinuun yhteydessä vielä tapahtuman tai kampanjan jälkeen.
V. Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen on meille ensiarvoisen tärkeää, sillä näin voimme tarjota asiakkaillemme vieläkin parempia, innovatiivisempia ja helppokäyttöisempiä tuotteita ja palveluita. Voimme käsitellä henkilötietojasi tietoja sekä parantaaksemme nykyisiä että kehittääksemme uusia tuotteita ja palveluita. Voimme analysoida, johtaa tietoa ja tehdä johtopäätöksiä keräämistämme tiedoista luoda profiileja tietojesi perusteella.
Ellei toisin ole erikseen ilmoitettu, voimme yhdistää annetun palautteen ja lähetetyt viestit, mukaan lukien kysely- ja paneelivastauksesi, muihin tietoihisi. Kuluttajatutkimusten, paneelien ja -kyselyjen avulla kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan tätä tietosuojakäytäntöä.
Tällaisia toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi seuraavat:
Käytämme aggregoituja/anonymisoituja tietoja raportointitarkoituksiin. Tällaisia tietoja ei voi käyttää henkilöiden tunnistamiseen. Käytämme tällaisia tietoja kaupallisten tavoitteidemme toteutumisen, esimerkiksi kampanjoidemme tehokkuuden, analysointiin.
VI. Turvallisuus
Hotellin alueella on valvontakameroita hotellivieraiden ja henkilökunnan turvallisuuden varmistamiseksi seikä omaisuuden suojaamiseksi sekä häiriötilanteiden ja rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi. Kameratallenteet sisältävät henkilötietoa.
Vartijat voivat tarvittaessa tulla hotellille avaamaan lukkiutuneen oven hotellivieraalle tai hoitamaan häiriötilanteita.
VII. Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
Meidän on käsiteltävä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi, kuten:
VIII. Laittoman toiminnan havaitseminen, tutkiminen ja ehkäiseminen
Voimme käyttää tietojasi laittomaksi epäillyn toiminnan tutkimiseksi. Voimme myös toimittaa tietojasi lainvalvontaviranomaisille niiden pyynnöstä tai sovellettavassa laissa määritellyn, petosten ja muiden laittomien toimien ehkäisemistä ja tutkimista koskevan laillisen perusteen nojalla. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös muille tahoille toimivaltaisen tuomioistuimen määräyksestä.
3. Miten kauan henkilötietojasi säilytetään?
Matkustajailmoitukset säilytetään yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä. Matkustajatiedot säilytetään yhden vuoden ajan niiden keräämisestä.
Muita asiakastietojasi voidaan säilyttää niin kauan kuin on niiden keräämisen tarkoituksessa tarpeen sekä kunnes sovellettava oikeusvaateiden vanhentumisaika on umpeutunut ja mahdollisesti pidempään, jos sovellettavissa laeissa niin määrätään tai sallitaan. Henkilötietojasi voidaan säilyttää laillisten oikeuksien vahvistamiseen, käyttämiseen tai puolustamiseen tarvittava aika.
Kameravalvontatallenteet säilytetään 2-3 kuukautta. Tallenteita voidaan kuitenkin säilyttää pidempään, mikäli se on tarpeen tutkinnan suorittamiseksi tai laillisten oikeuksien vahvistamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
Kampanjoillamme ja promootioillamme voi olla tietyt säilytysajat. Jos olemme esimerkiksi ilmoittaneet, että tietojasi säilytetään vain kampanjan keston ajan ja 60 päivää sen jälkeen, noudatamme tätä erityistä säilytysaikaa.
4. Missä tilanteissa henkilötietojasi luovutetaan muille tai muihin maihin?
Emme lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Poikkeuksena ovat henkilötietojen käsittelijät, hyväksytyt kolmannet osapuolet ja toimivaltaiset viranomaiset. Emme myy tai vuokraa henkilötietoja. Tiedot suojataan riittävällä tavalla, jos niitä siirretään muihin maihin.
Luovutamme henkilötietojasi jäljempänä mainituille tahoille seuraavista syistä:
Voimme luovuttaa henkilötietojasi Fiskars Groupiin kuuluville yhtiöille ja valtuutetuille ulkopuolisille toimittajille ja kumppaneille, jotka käsittelevät tietoja puolestamme tai yhteistyössä kanssamme. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi maksupalveluiden tarjoajille, kolmansien osapuolten varauspalveluille, asiakaspalvelutiimeille ja yrityksille, jotka analysoivat ja hallinnoivat tietoja puolestamme, tarkistavat luottotietoja sekä toteuttavat markkinatutkimuksia ja markkinointikampanjoita. Nämä tahot voivat käyttää tietojasi tehtyjen sopimusten mukaisesti ja heidän on suojattava henkilötietosi asianmukaisesti.
Voimme tarjota palvelujamme käyttämällä eri maissa, myös EU:n/ETA-alueen ulkopuolisissa maissa, sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Tämän vuoksi henkilötietosi voidaan siirtää sen maan ulkopuolelle, jossa käytät palvelujamme. Jos henkilötietoja siirretään EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että siirto perustuu yhteen siirtoperiaatteista ja -perusteista, jotka on esitelty yleisen tietosuoja-asetuksen V luvussa.
Majoitustoiminnan harjoittajana olemme velvoitettuja kerämään ja säilyttämään matkustajailmoitukset hotelliin saapuvista matkustajista. Meillä on velvoite toimittaa ulkomaalaista koskevat matkustajatiedot poliisille sekä velvoite luovuttaa pyynnöstä poliisille myös muiden matkustajien matkustajatietoja, jos ne ovat poliisin virkatehtävien hoitamiseksi tarpeen.
Voimme luovuttaa hekilötietoja, kuten valvontakameratallenteita, toimivaltaisille viranomaisille sovellettavan lainsäädännön mukaisesti (esimerkiksi mahdollisen rikoksen tutkimiseksi).
Sovellettavan lain sitovat vaatimukset, oikeudenkäyntimenettelyihin vastaaminen tai muut lakiin perustuvat pyynnöt voivat velvoittaa meidät luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille tai kolmansille osapuolille. Voimme luovuttaa tai muulla tavoin käsitellä henkilötietojasi sovellettavien lakien mukaisesti myös oikeutettujen etujemme puolustamiseksi (esimerkiksi siviili- tai rikosoikeudenkäynnissä) ja petosten torjumiseksi.
Jos liiketoimintojamme myydään, yhdistetään tai järjestellään uudelleen (esimerkiksi fuusiot ja yritysostot), voimme tarvittaessa luovuttaa henkilötietoja mahdollisille tai todellisille ostajille tai niiden neuvonantajille noudattaen asianmukaisia suojatoimia.
5. Mikä on laillinen perustelu henkilötietojesi käsittelylle?
Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista laillisista perusteista:
6. Käsittelemmekö lasten henkilötietoja?
Käsittelemme kanssasi matkustavien alaikäisten lasten henkilötietoja. Sisäänkirjautumisen yhteydessä keräämme kanssasi matkustavan alaikäisen lapsen koko nimen ja henkilötunnuksen/syntymäajan. Alaikäiset lapset saattavat tallentua myös hotellin alueella sijaitsevien valvontakameroiden tallentamiin kameratallenteisiin.
7. Miten huolehdimme henkilötietojesi suojauksesta?
Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta tuhoamiselta, häviämiseltä tai muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta tai pääsyltä sekä muulta lainvastaiselta tai luvattomalta käsittelyltä. Tällaisia toimenpiteitä ovat esimerkiksi järjestelmiemme palomuurisuojaus ja fyysisten asiakirjojen säilyttäminen lukituissa tiloissa. Lisäksi tietokantoihin ja niiden varmuuskopioihin pääsevät vain tietyt henkilöt, kaikilla henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on oltava henkilökohtainen valtuutus, vain erikseen valtuutetuilla työntekijöillämme tai valtuutetuilla kolmansilla osapuolilla on pääsy tiloihimme tai oikeus käsitellä tietoja ja kaikki, joille myönnetään pääsy henkilötietoihin, ovat velvollisia pitämään ne salassa. Käyttöoikeustasot määräytyvät sen mukaan, minkä tyyppisiin tietoihin pääsyä tai minkä tyyppisten tietojen käsittelyä henkilön toimenkuva edellyttää.
8. Mitkä ovat oikeutesi ja vaihtoehtosi, ja miten voit käyttää niitä?
Pyrimme aina varmistamaan, että käsittelemämme henkilötiedot ovat paikkansapitäviä ja ajantasaisia ja pyydämme sinua tarvittaessa päivittämään tietosi meille, jos niissä tapahtuu muutoksia.
Voit päättää, ettet anna meille henkilötietoja
Kaikki verkkosivustojemme ja muiden palvelujemme ominaisuudet eivät ehkä ole käytettävissäsi, ellet anna henkilötietojasi (voi olla, ettemme esimerkiksi pysty käsittelemään hotelli- tai kokoustilavaraustasi ilman tarvittavia tietoja).
Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi tai niiden kopioihin. Voit myös saada tietoa niiden luonteesta, käsittelystä ja luovuttamisesta. Voit pyytää kopiota tiedoistasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen privacy@fiskars.com.
Voit peruuttaa suostumuksesi suoramarkkinointiin
Lisäämme peruutuslinkin kaikkiin lähetettäviin sähköisiin markkinointiviesteihin. Suostumuksen suoramarkkinointiin voi peruuttaa milloin tahansa. Jos peruutat suostumuksesi, päivitämme viipymättä tietokantamme emmekä enää lähetä suoramarkkinointiviestejä. Voimme kuitenkin edelleen ottaa yhteyttä, jos se on tarpeen tilaamiesi tuotteiden tai palvelujen vuoksi.
Voit tarkistaa henkilötietosi ja muokata niitä
Voit ottaa yhteyttä asiakaspalvelutiimiin info@thetorby.fi, joka oikaisee tai poistaa virheelliset, tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot tai täydentää puuttuvat tiedot pyynnöstäsi.
Voit estää evästeiden käytön ja poistaa evästeitä
Voit valita, mitkä evästeet hyväksyt, ja muuttaa valintaasi myöhemmin. Lisätietoja on evästeselosteessamme.
Voit pyytää tietojesi poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
Jos olet sitä mieltä, että henkilötietosi ovat epätarkkoja tai virheellisiä, niiden käsittely ei ole lainmukaista, käsittelemme tietojasi käsittelyn tarkoituksen vastaisesti tai jos haluat vastustaa käsittelyä, voit ottaa yhteyttä asiakaspalvelutiimiimme info@thetorby.fi ja pyytää poistamaan tiedot tai rajoittamaan niiden käsittelyä. Huomaa, että tutkimme pyyntösi niin pian kuin on kohtuudella mahdollista ennen kuin päätämme jatkotoimista.
Voit peruuttaa suostumuksesi
Voit milloin tahansa peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumuksen. Jos peruutat suostumuksesi, voimme silti käsitellä henkilötietojasi muilla laillisilla perusteilla, esimerkiksi sovellettavan lakien vaatimusten noudattamiseksi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusilmoitusta tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit pyytää tietojesi siirtämistä toiselle palveluntarjoajalle
Sinulla voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, eli siirrättää henkilötietosi soveltuvin osin toiselle rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle
Jos olet sitä mieltä, että käsittelemme henkilötietojasi tavalla, joka loukkaa laillisia oikeuksiasi, voit tehdä valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Luettelo valvontaviranomaisten verkkosivustoista on saatavilla täällä.
Huomaa, että käyttäessäsi edellä lueteltuja oikeuksia sinulta voidaan pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamista varten. Tällaisia lisätietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen.
9. Käytämmekö evästeitä?
Verkkosivustollamme käytetään evästeitä. Voit estää evästeet selaimesi asetuksista, mutta jotkin sivustojen toiminnot eivät välttämättä toimi kunnolla ilman evästeitä. Lisätietoja on evästeselosteessamme.
10. Tietosuojakäytännön muutokset
Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä aika ajoin. Muutoksista tiedotetaan tällä sivustolla. Kun julkaisemme muutoksia, tietosuojakäytännön yläosassa näkyvä voimaantulopäivä muuttuu päivämääräksi, jona muutokset tulevat voimaan.
VERKKOSIVU
YHTEYSTIEDOT
Fiskarsintie 335, 10470 Fiskars
(Google maps: Fiskarsintie 9, 10470 Fiskars)
Vastaanotto:
+358 50 470 5534
Vastaanotto avoinna ma-su 8-22
Turvapalvelu ma-su 22-08:
+358505691492